Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
Multe companii, cum ar fi de exemplu lanturile de magazine sau fabricile care au mai multe unitati in diferite zone, se afla in situatia de a factura din mai multe locatii. Ele au un sediu central si mai multe puncte de lucru, de unde se emit documente.
Un antreprenor care doreste sa fie informat la zi cu privire la evolutia vanzarilor ar putea intalni dificultati in gestionarea acestui proces.
Facturarea centralizata
Unii s-ar putea gandi la centralizarea facturarii intr-un singur punct, in care activitatea de facturare sa fie efectuata de una sau mai multe persoane specializate in aceasta activitate. Aceasta ar putea fi o solutie deoarece specializarea duce si la eficienta pe de o parte, insa si la intarzieri in facturare in special atunci cand volumele sunt mari. De asemenea, daca facturarea o face o persoana care nu a fost in contact cu clientul (si astfel nu are istoricul relatiei), ar putea conduce la erori si neintelegeri.
Facturarea locala
Daca acest mod de rezolvare (centralizat) conduce la dificultatile de mai sus, antreprenorul s-ar putea gandi la trecerea la facturarea la nivel local, respectiv fiecare punct de lucru sa factureze de la locatia sa.
Daca antreprenorul poate sau nu sa verifice in timp real facturile emise, depinde de softul pe care alege sa il utilizeze.
Daca utilizezi Smart Billl poti sa faci setarea lucrului cu puncte de lucru astfel:
- Poti stabili la inceput gestiunile individuale, care sa corespunda fiecarei unitati de facturare:
Astfel, fiecare unitate va lucra doar pe gestiunea alocata.
- La nivel central se poate stabili o serie pentru fiecare unitate de facturare. Persoana desemnata sa emita facturile local va utiliza doar seria care i-a fost desemnata.
Astfel, prin seria facturii vei stii exact locatia de unde s-a facturat.
In plus in Smart Bill se pot aloca drepturi selective utilizatorilor, astfel ca se diminueaza mult riscul ca utilizatori neautorizati sa poata sa modifice date importante:
Mai mult, se poate seta ca un utilizator sa aiba acces doar la o gestiune si doar la o anumita serie, asa cum se poate observa mai jos:
Utilizand Smart Bill poti sa ai acces oricand la situatia vanzarilor fiindca aplicatia este gazduita in Cloud, astfel ca o factura emisa in unitatea X este vizibila imediat prin conectarea in aplicatie.
Desigur, prin acest acces nerestrictionat la aplicatie poti sa derulezi si un control intern adecvat.
Pentru inchiderile de luna poti comunica termene limita cu privire la facturare (de exemplu, facturi pentru luna incheiata sa se poata emite pana in data de 3 a lunii urmatoare) astfel incat sa nu existe erori/neintelegeri legat de acest proces. Se mai poate seta ca utilizatorii se aiba acces limitat la documentele din trecut sau din viitor.
